Pe parcursul semestrului I al anului 2016 instituția noastră a desfășurat o serie de activități prin care au fost valorificate documentele deținute referitoare la istoria locală, personalități originare din Gorj care au avut impact la nivel național, răspunderea în timp util și competent la solicitările cetățenilor, asistența de specialitate la creatorii și deținătorii de arhive etc.
Activitatea de îndrumare și control la creatorii și deținătorii de arhive, de verificare a modului în care sunt cunoscute și aplicate prevederile legislației arhivistice, gradul de pregătire a documentelor în vederea preluării acestora în depozitele Serviciului Județean Gorj al Arhivelor Naționale au avut rezultate care sau înscris, în general, în obiectivele prevăzute pentru perioada analizată. Astfel, au fost realizate 11 controale față de cele 11 planificate. Controalele au vizat, în acest interval, modul de cunoaștere și aplicare a legislației arhivistice la nivelul unităților verificate, stadiul de îndeplinire a măsurilor stabilite cu ocazia controalelor anterioare, în principal în cazul controalelor revenire, dar și a controalelor de fond. Cu această ocazie a fost aplicat un avertisment pentru fapte constatate ca abateri conform prevederilor art. 36 din Legea 16/1996 a Arhivelor Naționale, republicată, precum și constatarea unui caz de distrugere de arhivă, urmând a fi efectuate acțiunile ce se impun potrivit reglementărilor. La acestea se adaugă și controalele efectuate cu ocazia verificării unor lucrări de selecționare sau a unor nomenclatoare arhivistice.
Cu ocazia controalelor, au fost stabilite măsuri care se referă la numirea unei persoane care să aibă atribuții privind arhiva, avizarea responsabilului cu arhiva de către Serviciul Județean Gorj al Arhivelor Naționale, numirea unei comisii de selecționare a documentelor, completarea corectă a registrelor de intrare-ieșire a corespondenței, constituirea corectă a arhivei curente și predarea acesteia la depozitul de arhivă, fondarea, ordonarea, inventarierea și selecționarea documentelor, în vederea eliminării celor cu termen de păstrare expirat aflate în depozitul de arhivă, constituirea și completarea registrului de depozit și a registrului de intrare-ieșire a unităților arhivistice, dotarea și amenajarea corespunzătoare a depozitului de arhivă ș.a.
De asemenea, au fost înaintate de către instituțiile controlate, 15 solicitări privind avizarea responsabilului cu arhiva, pentru acestea eliberându-se 13 avize temporare și 2 avize.
În semestrul I al anului 2016 au fost înregistrate 65 de lucrări de selecționare și nomenclatoare. Comisia de selecționare din cadrul serviciului s-a întrunit de 4 ori, cu această ocazie fiind verificate și soluționate 27 de nomenclatoare și 68 de lucrări de selecționare. Activitatea acesteia s-a materializat prin confirmarea a 17 nomenclatoare iar 10 lucrări au fost respinse, 51 de lucrări de selecționare au fost aprobate, 15 lucrări de selecționare au fost aprobate parțial iar 2 au fost respinse.
Au fost înaintate și soluționate 14 notificări de la lichidatori, Casa Județeană de Pensii Gorj și de la operatori economici autorizați în prestarea de servicii arhivistice privind intrarea în faliment sau preluarea de arhive ale unor societăți comerciale desființate.
A fost depusă o solicitare din partea unei persoane fizice autorizate pentru prestarea serviciului arhivistic de legătorie.
În colaborare cu Inspectoratul Școlar Județean Gorj a fost organizată o instruire generală a directorilor și a responsabililor cu arhiva de la nivelul unităților școlare din județ, în total fiind prezente 105 persoane, temele prezentate fiind legate de legislația arhivistică în vigoare, nomenclatorul arhivistic și rolul acestuia în constituirea unei arhive, operațiunile arhivistice specifice și avizarea responsabilului cu arhiva.
48 de cercetători în arhivele gorjene
Pentru cei interesați, dornici de a cunoaște trecutul istoric pentru al consemna în studii, monografii sau în scopuri practice, prin sala de studiu li sau pus la dispoziția celor 48 de cercetători, un număr de 1202 u.a., 3 role de microfilm și 9 publicații. Precizăm că frecvența la sala de studiu a fost de 341. Totodată, au fost realizate 1228 de copii xerox precum și numeroase copii digitale (30 de solicitări ale cetățenilor pentru efectuare copii cu aparatul foto propriu). Pentru asigurarea condițiilor de acces la cercetarea documentelor solicitate de cercetătorii sălii de studiu din cadrul Serviciului Județean Gorj al Arhivelor Naționale au fost numerotate 35958 de file și certificate 393 de u.a. Biblioteca Serviciului Județean Gorj a Arhivelor Naționale a fost completată în semestrul I al anului 2016 prin 11 donații ale unor autori locali. S-a efectuat colaționarea instrumentelor de evidență în urma activităților realizate în anii anteriori pentru Colecția Registre de Stare Civilă comunele de la A la H, în total 9692 de u.a. (Va urma)
Cristina-Paula Vasiloiu
