Pe parcursul anului 2016 s-a urmărit îndeplinirea planului de activitate care a avut ca obiective perfecţionarea evidenţei arhivistice a fondurilor şi colecţiilor din depozitele proprii, asistenţa de specialitate la creatorii şi deţinătorii de arhive, valorificarea fondului arhivistic naţional, dar şi perfecţionarea şi modernizarea bazei logistice şi nu în ultimul rând continua perfecţionare profesională a întregului personal ceşi desfăşoară activitatea în instituţia noastră.
S-a efectuat colaţionarea instrumentelor de evidenţă în urma activităţilor realizate în anii anteriori pentru Colecţia Registre de Stare Civilă în total 11037 de u.a. De asemenea, s-a colaţionat inventarul fondului arhivistic „Primăria comunei Teleşti”, urmând ca forma finală să fie printată pentru a fi dat spre cercetare la sala de studiu.
A fost realizată verificarea cu existentul a colecţiei „Registre de Stare Civilă” – comunele Şomăneşti, Şura şi Ştefăneşti, în cantitate de 3,6 m.l..
Activitatea de îndrumare şi control la creatorii şi deţinătorii de arhive, de verificare a modului în care sunt cunoscute şi aplicate prevederile legislaţiei arhivistice, gradul de pregătire a documentelor în vederea preluării acestora în depozitele Serviciului Judeţean Gorj al Arhivelor Naţionale au avut rezultate care sau înscris, în general, în obiectivele prevăzute pentru perioada analizată. Astfel, au fost realizate 32 de controale faţă de cele 32 planificate. Controalele au vizat modul de cunoaştere şi aplicare a legislaţiei arhivistice la nivelul unităţilor verificate, stadiul de îndeplinire a măsurilor stabilite cu ocazia controalelor anterioare, în principal în cazul controalelor revenire, dar şi a controalelor de fond. Cu această ocazie a fost aplicat un avertisment pentru fapte constatate ca abateri conform prevederilor art. 36 din Legea 16/1996 a Arhivelor Naţionale, republicată, precum şi constatarea unui caz de distrugere de arhivă, fiind efectuate acţiunile ce se impun potrivit reglementărilor în vigoare.
În cursul anului 2016 au fost înregistrate 58 de lucrări de selecţionare şi 55 de nomenclatoare. Astfel, 38 de nomenclatoare au fost confirmate iar 24 au fost respinse, 65 de lucrări de selecţionare au fost aprobate, 26 lucrări de selecţionare au fost aprobate parţial iar 10 au fost respinse.
De asemenea, au fost înaintate de către instituţiile de pe raza judeţului Gorj 29 de solicitări privind avizarea responsabilului cu arhiva, pentru acestea eliberându-se 25 avize temporare şi 4 avize.
Au fost înaintate şi soluţionate 24 notificări de la lichidatori, Casa Judeţeană de Pensii Gorj şi de la operatori economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice privind intrarea în faliment sau preluarea de arhive ale unor societăţi comerciale desfiinţate.
Au fost depuse 2 solicitări pentru eliberarea a 2 autorizaţii pentru prestarea de servicii arhivistice de legătorie, respectiv de prelucrare arhivistică.
În luna mai 2016 a fost organizată o instruire generală a directorilor şi a responsabililor cu arhiva de la nivelul unităţilor şcolare din judeţ, în total fiind prezente 105 persoane.
Biblioteca Serviciului Judeţean Gorj a Arhivelor Naţionale a fost completată în anul 2016 prin 46 donaţii ale unor autori locali, asociaţii sau instituţii.
Pentru cei interesaţi, dornici de a cunoaşte trecutul istoric pentru al consemna în studii, monografii sau în scopuri practice, prin sala de studiu li sau pus la dispoziţia celor 268 de cercetători, un număr de 2560 u.a., 3 role de microfilm şi 19 publicaţii. Precizăm că frecvenţa la sala de studiu a fost de 684. În cursul anului 2016 au fost eliberate un număr de 115 permise. Pentru asigurarea condiţiilor de acces la cercetarea documentelor solicitate de cercetătorii sălii de studiu din cadrul Serviciului Judeţean Gorj al Arhivelor Naţionale au fost numerotate 82824 de file şi certificate 753 de u.a.
Primirea de cereri şi eliberarea de certificate, copii şi extrase este, după cum ne-am obişnuit în ultimii ani, principala activitate de valorificare a documentelor. În cursul anului 2016 a fost înregistrat un număr de 2902 cereri. Dintre acestea, 1202 cerei au fost soluţionate favorabil, 1119 au reprezentat-o negaţiile, 5 cereri au fost redirecţionate, la 12 cereri s-a răspuns prin indicarea altor deţinători, la 380 de cereri s-au solicitat date suplimentare iar la 66 de cereri petenţii au renunţat după depunerea solicitărilor. (Va urma)
Paula Cristina Vasiloiu
