Aurelian Sacerdoţeanu, unul dintre cei mai mari arhivişti români din toate timpurile, director general al Arhivelor Statului în perioada 1938-1953, analizând unele probleme de istorie a dreptului arhivistic, preciza că izvoarele de natură juridică sunt legile, regulamentele şi instrucţiunile privind chestiunile de arhivă, iar acestea sunt destul de numeroase şi de vechi, integrându-se în mod normal în însăşi istoria arhivelor. Este, prin urmare, normal ca urmărirea elementelor de legislaţie din acest domeniu de-a lungul timpului să se confunde, într-un fel, cu istoria arhivelor şi a instituţiei care a avut ca fundament ideea „arhivei generale”.
Având în vedere nevoia de a reglementa depunerea dosarelor, prin jurnalul din 9 iunie 1831, Sfatul Administrativ dădea indicaţii asupra modului în care urma să se procedeze, fiecare depunător trebuind să întocmească un opis, datoria arhivarului fiind de a certifica un exemplar al opisului şi de a clasa dosarele pe ani şi pe dregătorii, de a întocmi registre cu toate depunerile anuale.
Acestea sunt considerate a fi primele norme de lucru cu privire la modul de primire a documentelor la Arhiva Statului din Bucureşti, apariţia lor fiind determinată, probabil, de modul haotic în care instituţiile statului începuseră să aducă arhivele.
Arhivele la începuturi
În perioada imediat următoare, în baza unui ordin dat de generalul Kiseleff la 31 iulie 1931, care se referea la grăbirea predării la Arhiva Statului a dosarelor încheiate aflate la Divanul Domnesc, Departamentul Treburilor din Afară ş.a., încep depuneri masive de documente, ceea ce va conduce la umplerea depozitelor. Printr-un alt ordin, Vornicia din Lăuntru va cere, în perioada imediat următoare, tuturor dregătoriilor să predea „oricâte hârtii s-au lucrat de la venirea armii împărăteşti şi până la trecutul iulie 1831”.
Grija faţă de această importantă acţiune îl determina, la 8 septembrie 1831, pe însuşi generalul Kiseleff să solicite Marelui Vornic al Trebilor din Lăuntru să-i înainteze un raport asupra instituţiei Arhivelor Statului.
La 13 septembrie 1831 Iordache Rasti înaintează Marelui Vornic un „Proiect de datoriile şi orânduirea Eforului Arhivei”, care cuprindea 12 articole.
Astfel se consemnează în istoria Arhivelor Statului din Ţara Românească primul regulament pentru desfăşurarea activităţii arhivistice.
Iordache Rasti a rămas în istoria Arhivelor româneşti nu numai prin faptul că a fost primul arhivar, ci şi prin aceea că a reuşit să alcătuiască cel dintâi regulament de organizare a activităţii acestei instituţii.
În Moldova, la 26 decembrie 1831, apar unele instrucţiuni, în care se precizează că actele de judecată care la 1 ianuarie a anului următor vor fi găsite încheiate la Divanuri şi Tribunale, urmau a se ordona şi depune la Arhiva generală, iar la 31 decembrie a aceluiaşi an, marele logofăt al Dreptăţii primea un ordin din care rezulta că încă din prima zi a anului 1832 Divanul Domnesc, Divanul judecătoresc, Comisiile Consultaţiei, Departamentul Criminalicesc şi Departamentul Pricinilor Străine urmau a se desfiinţa, iar arhivele lor trebuiau şi ele să fie trimise la Arhivă.
InstrucŢiuni pentru arhiviști
Primele instrucţiuni pe care le primeşte Asachi de la Logofeţia cea Mare a Dreptăţii, referitoare la Arhiva Statului, datează însă din 26 ianuarie 1832 şi sunt cuprinse într-un document intitulat „Instrucţie pentru arhivistul statului”. Cel care a întocmit aceste instrucţiuni a fost Costache Conachi.
Aceste instrucţiuni nu l-au satisfăcut pe Asachi, problema evidenţei preocupându-l în cea mai mare măsură. De aceea, la 25 februarie 1832 el propunea noi instrucţiuni în care atrăgea atenţia că evidenţa în Arhiva Statului nu poate fi aceeaşi ca cea de la instituţii. El propunea modele de formulare pentru registrele de evidenţă, dar şi o modalitate nouă de înregistrare a dosarelor, pe bază alfabetică. Acest sistem s-a dovedit a fi însă inoperant.
Pentru a face faţă avalanşei de dosare, accentuată de lipsa de spaţiu, atât în Ţara Românească cât şi în Moldova se pune problema selecţionării.
O altă problemă cu care se confruntau atunci Arhivele Statului, era şi aceea a modului în care se primea arhiva de la creatori, de cele mai multe ori aceasta fiind fără evidenţă, sau cu una total nesatisfăcătoare.
De aceea a fost necesar să apară şi o serie de norme referitoare la preluarea arhivelor de la instituţii. Aici se precizau genurile actelor care urmau a se preda, obligativitatea ca instituţiile să depună originalele documentelor pe anul precedent, se instituia obligativitatea numerotării filelor, a şnuruirii dosarelor şi a certificării lor.
Marele număr de documente care veneau la Arhiva Statului în acea perioadă şi nerespectarea de către instituţii a unor reguli minimale de pregătire pentru predare, 1-a determinat pe Asachi la sfârşitul anului 1837 să concentreze într-o singură listă prevederile tuturor instrucţiunilor elaborate anterior.
În acelaşi an, 1837, îşi începe lucrările o aşa numită „Comisie a îndreptării hârtiilor vechi ale statului”, având ca scop ordonarea şi aşezarea actelor în dosarele create de instituţii înaintea aplicării Regulamentului Organic. Operaţiunea de selecţionare a acestor materiale era, însă, în unele cazuri, inutilă.
De aceea la 22 septembrie 1838, Logofeţia cea Mare a Dreptăţii din Moldova cerea Arhivei Statului să alcătuiască un proiect cu privire la selecţionarea arhivelor, care să se supună aprobării Obşteştii Adunări.
Date fiind cantităţile mari de dosare care veneau la Arhivele Statului, în directă legătură cu problema selecţionării, în octombrie 1839 Sfatul Administrativ al Ţării Româneşti a instituit câte o comisie formată din câte un şef de secţie de la fiecare departament, urmând ca aceştia să întocmească liste cu denumirile dosarelor considerate fără valoare, după care să se întocmească un proiect de instrucţiuni. Acelaşi lucru s-a încercat şi prin proiectul de regulament al Arhivei Statului din 4 decembrie 1840.
Reamintim că, în regulamentul arhivei elaborat de Rasti în 1831 se preciza că nici un act nu putea fi scos din Arhivă, pentru orice trebuinţă eliberându-se doar copii.
De aceea prin jurnalul Sfatului Administrativ din 30 august 1838, această dispoziţie este modificată, prevăzându-se că se pot cere acte originale printr-o adresă specială, cu obligaţia de a se restitui îndată în arhivă.
Tot în anul 1838, Ministerul Justiţiei, la propunerea Arhivelor Statului, aprobă şi trimite tuturor instituţiilor spre aplicare o instrucţiune privind modul de pregătire a actelor ce se trimit la Arhiva Statului.
Anul 1841 constituie o treaptă nouă în arhivistică românească, deoarece acum îşi au începuturile încercările de rezolvare a unei probleme importante şi anume lipsa specialiştilor care să cunoască vechile limbi de cancelarie. Acesta este motivul care a stat la baza înfiinţării în acel an a „Comisiei Documentale” care avea ca sarcină să adune, să traducă şi să transcrie în condici documente privitoare la bunurile mănăstireşti.
Problemă arhivistică fundamentală, stabilirea valorii istorice şi documentare a documentelor a preocupat lucrătorii Arhivelor Statului în permanenţă, cu toţii fiind conştienţi că orice eliminare de arhivă trebuia făcută cu maximă precauţie şi pe baza unor criterii clare. (Va urma)
Ion Ungureanu
