Serviciul Judeţean Gorj al Arhivelor Naţionale(SJAN Gorj) a urmărit pe parcursul anului 2015 îndeplinirea planului de activitate care a avut ca obiective, perfecţionarea evidenţei arhivistice a fondurilor şi colecţiilor din depozitele proprii, asistenţa de specialitate la creatorii şi deţinătorii de arhive, valorificarea fondului arhivistic naţional, dar şi perfecţionarea şi modernizarea bazei logistice. Iată reperele activităţii SJAN Gorj în 2015.
În ceea ce priveşte completarea bazei documentare, a fost preluată o cantitate de 12,05 m.l. de documente aparţinând la 3 fonduri şi colecţii arhivistice. Astfel, au fost preluate unităţi arhivistice ale următoarelor fonduri:
– fragmentul de fond Judecătoria Rurală Târgu Cărbuneşti (anii extremi 1971-1975), reprezentând 604 u.a., 9,30 m.l.;
– fragmentul de fond Primăria comunei Tismana, (anii extremi 1974-1991), reprezentând 58 u.a., 2,15 m.l.;
Colecţia Registre de stare civilă (anii extremi 1901-1915), reprezentând 38 u.a., 0,60 m.l.;
Prelucrarea arhivistică a fondurilor şi colecţiilor s-a concretizat prin verificarea existentului cu instrumentele de evidenţă, recotare şi reordonarea unei cantităţi de 2,30 m.l. aparţinând colecţiei „Registre de stare civilă” (195 u.a., 2,30 m.l., anii extremi 1832-1915).
S-a realizat ordonarea şi recotarea provizorie (până la definitivarea activităţii de prelucrare) a documentelor aparţinând fondului arhivistic „Judecătoria Rurală Târgu-Cărbuneşti”, perioada 1941-1952, în cantitate de 9 m.l., 621 u.a., documente care au fost supuse operaţiunii de verificare cu existentul în anul 2014.
Trebuie amintită şi colaţionarea fişelor de inventar aparţinând fondurilor arhivistice „Tribunalul Judeţean Gorj”, perioada 1946-1967, reprezentând 6042 fişe de inventar, „Primăriei comunei Bumbeşti-Piţic”, perioada 1914-1989, reprezentând 1082 fişe dar şi a colecţiei „Registre de Stare Civilă – comunele Aninişu, Andreeşti, Alimpeşti, Albeni, Aninoasa”, reprezentând 655 de u.a
A fost supusă sistematizării o cantitate de aproximativ 143,55 m.l. unităţi arhivistice, faţă de 17,05 m.l. planificaţi, ca urmare a preluărilor şi actualizării instrumentelor de lucru.
Inspectorii din cadrul Serviciului Judeţean Gorj al Arhivelor Naţionale au realizat 42 de controale faţă de cele 40 planificate. La acestea se adaugă şi controalele efectuate cu ocazia verificării unor lucrări de selecţionare sau a unor nomenclatoare arhivistice, în număr de 87.
Cu ocazia controalelor, au fost stabilite măsuri care se referă la numirea unei persoane care să aibă atribuţii privind arhiva, avizarea responsabilului cu arhiva de către Serviciul Judeţean Gorj al Arhivelor Naţionale, numirea unei comisii de selecţionare a documentelor, completarea corectă a registrelor de intrare-ieşire a corespondenţei, constituirea corectă a arhivei curente şi predarea acesteia la depozitul de arhivă, fondarea, ordonarea, inventarierea şi selecţionarea documentelor, în vederea eliminării celor cu termen de păstrare expirat aflate în depozitul de arhivă, constituirea şi completarea registrului de depozit şi a registrului de intrare-ieşire a unităţilor arhivistice, dotarea şi amenajarea corespunzătoare a depozitului de arhivă ş.a.
De asemenea, au fost înaintate de către instituţiile controlate, 15 solicitări privind avizarea responsabilului cu arhiva, pentru acestea eliberându-se 8 avize temporare şi 7 avize.
Comisia de selecţionare din cadrul serviciului a trebuit să rezolve, în cursul anului 2015, cele 128 de lucrări de selecţionare şi 57 nomenclatoare arhivistice înaintate de diverşi creatori (faţă de 52 de lucrări de selecţionare şi 19 nomenclatoare înaintate în cursul anului 2014, 66 de lucrări de selecţionare şi 20 de nomenclatoare înaintate în cursul anului 2013). Activitatea acesteia s-a materializat prin confirmarea unui număr de 74 de lucrări de selecţionare, 7 lucrări de selecţionare aprobate parţial şi 6 respinse, precum şi confirmarea unui număr de 24 nomenclatoare arhivistice iar 18 au fost respinse.(Va urma)
Cristina-Paula Vasiloiu
