Apărute la 1 mai 1831 în Ţara Românească şi 1 ianuarie 1832 în Moldova, ca urmare a aplicării Regulamentelor Organice, Arhivele Statului s-au confruntat în scurt timp cu problema insuficienţei spaţiului de depozitare a documentelor.
Încercările de a se rezolva problema eliminării acelor documente lipsite de valoare documentar-istorică sau practică nu a avut efectul scontat, astfel încât, la nivelul anului 1842, instituţia Arhivelor Statului se găsea în imposibilitatea de a mai prelua noi documente, lipsa spaţiului de depozitare fiind o problemă acută.
O istorie de aproape un secol și jumătate
În perioada 1870-1873, conducerea Arhivelor Statului a făcut eforturi susţinute în scopul de a înfiinţa arhive la nivelul fiecărui judeţ, rolul lor fiind acela de a centraliza documentele instituţiilor judeţene în fiecare capitală reşedinţă de judeţ şi de a descongestiona Arhivele Statului care, datorită lipsei de spaţiu, nu mai reuşea să facă preluări de documente de la ministere şi celelalte instituţii centrale ale statului român.
Plecând de la necesitatea de a se concentra întreaga arhivă a autorităţilor locale în capitalele de judeţ, prin intermediul Consiliilor judeţene se încearcă a se vota fondurile necesare pentru a se înfiinţa câte o arhivă judeţeană şi pentru a aduce în judeţ documentele autorităţilor judeţene care, în conformitate cu Regulamentul Organic, fuseseră deja depuse la Bucureşti şi Iaşi.
Printr-un raport din anul 1870, Directorul General al Arhivelor Statului, Grigore Manu, expune situaţia în care se găseau arhivele prefecturilor şi ale celorlalte autorităţi judeţene, arhive care, datorită faptului că nu se mai depuneau la Arhivele Statului din Bucureşti, „au rămas în desordine”. Raportul lui Manu propune, pe lângă înfiinţarea de arhive judeţene, înfiinţarea unor cursuri, iar ulterior a unei şcoli, care să funcţioneze pe lângă Direcţia Generală a Arhivelor Statului din Bucureşti şi care să formeze arhiviştii ce urmează să funcţioneze în fiecare judeţ, care, prin pregătirea ce o vor căpăta „… pot fi prin judeţe cetăţeni şi funcţionari în adevăr utili…” şi care „… pot deveni propagatorii cei mai activi ai culturii naţionale. Ocupând funcţiunile modeste de arhivari ai judeţului, ei pot servi în acelaşi timp spre a organisa în fiecare oraş principal o bibliotecă publică şi un museu local…”.
În 1870, ca răspuns la raportul Arhivelor Statului nr. 932 din 3/15 octombrie, Ministerul Cultelor şi Instrucţiunii Publice adresează un ordin circular, nr. 9989 din 12/24 octombrie 1870, prin care cere prefecturilor să includă pe ordinea de zi a consiliilor judeţene care se întruneau în sesiune ordinară pentru a vota bugetele, chestiunea înfiinţării de arhive judeţene.
Dintre cele 33 judeţe, doar opt judeţe au răspuns favorabil propunerii Arhivelor Statului: Botoşani, Iaşi, Mehedinţi, Olt, Râmnicu Sărat, Suceava, Vaslui şi Vâlcea au votat sumele necesare pentru înfiinţarea noii instituţii. Restul judeţelor au respins propunerea respectivă, din lipsă de fonduri, sau au amânat-o.
Noul director general al Arhivelor Statului, C.D. Aricescu, va relua problema înfiinţării arhivelor judeţene în luna martie 1872. Urmare a insistenţelor lui Aricescu, se elaborează un nou ordin circular adresat de această dată de Ministerul de Interne. Răspunzând acestui nou ordin, prefecturile raportează stadiul în care se găseau localurile pentru arhivele judeţene. Majoritatea judeţelor nu au prevăzut bani pentru a înfiinţa depozite de arhivă, pentru a prelua actele privind judeţul respectiv păstrate la Bucureşti şi Iaşi sau pentru a plăti o persoană care să aibă funcţia de arhivar. Ca urmare, printr-o adresă din luna iunie 1872, Ministerul de Interne răspunde Ministerului Cultelor şi Instrucţiunii Publice că, deşi în anii 1871 şi 1872 s-au alocat la unele judeţe sume mici de bani pentru înfiinţarea arhivelor judeţene, totuşi, majoritatea au răspuns că, pentru a putea aloca bani, este nevoie să fie elaborate o lege şi un regulament care să prevadă înfiinţarea, organizarea şi administrarea unei astfel de instituţii.
Începuturile arhivelor gorjene
De aceste încercări de înfiinţare a arhivelor la nivel de judeţ se leagă şi prima atestare a unei Arhive judeţene în Gorj, care este din anul 1873. Prin încheierea nr. 430 din 8/20 februarie, Comitetului Permanent al Districtului Gorjiu hotărăşte înfiinţarea instituţiei arhivelor, ce avea rolul de a prelua de la instituţiile judeţene toate documentele create de acestea, începând cu anii cei mai vechi ai dosarelor aflate în arhivă, şi până la anul pe care acestea îl considerau ca fiind ultim pentru a nu le perturba activitatea. Tot prin aceeaşi încheiere, urma să se atribuie şi un spaţiu corespunzător de păstrare şi conservare a documentelor. Predarea-primirea urmând a se realiza pe bază de inventar, iar dosarele ce urmau să fie predate, trebuiau numerotate, legate şi sigilate, iar pe copertă să fie înscrise elementele de identificare ale dosarului.
Primul „Arhivar General a judeţului” a fost Constantin Modrescu, fost arhivar la Tribunalul Gorj. Deşi iniţial salariul acestuia s-a stabilit, de către Consiliul General al Judeţului Gorj, la suma de 150 lei, ulterior, print-o încheiere a Comitetului Permanent, salariul acestuia a fost redus la numai 120 lei lunar. Aşa cum rezultă din lucrările şedinţei din 19/31 octombrie 1873, în care se iau în discuţie şi suplica acestuia legată de reducerea de salariu, până la sfârşitul lunii octombrie 1873 nu au fost preluate nici arhivele de la autorităţile publice din judeţ, nici cele aflate la Bucureşti, referitoare la judeţul Gorj.
În condiţiile dispariţiei documentelor aparţinând fondului arhivistic „Prefectura Judeţului Gorj”, nu cunoaştem prea multe despre această primă instituţie a arhivelor gorjene. Ceea ce cunoaştem, este faptul că în anul 1885 aceasta încă funcţiona. În acest an, arhivarul general D. Marinescu preia documentele protoieriilor desfiinţate din judeţul Gorj. Inventarele depuse cu această ocazie la Arhiva Generală a Judeţului Gorj cuprind 1682 unităţi arhivistice din perioada 1831-1869 aparţinând protoieriilor existente în judeţ până în anul 1870. Chiar dacă nu este prima arhivă judeţeană înfiinţată în vechiul Regat, cea mai veche fiind cea de la Vâlcea, aceasta pare să fie prima care a funcţionat efectiv, cel puţin până în anul 1885, când are loc preluarea documentelor amintite. În stadiul actual al cercetărilor legate de această primă instituţie de arhivă judeţeană din Gorj, nu pot fi făcute prea multe precizări în ceea ce priveşte raporturile cu Direcţia Generală a Arhivelor Statului.
Precizăm că pentru perioada în care cunoaştem că a funcţionat Arhiva Generală a Judeţului Gorj, 1873-1885, Serviciul Judeţean Gorj al Arhivelor Naţionale deţine în fondul arhivistic „Prefectura Judeţului Gorj” un număr de numai trei dosare şi registre, care nu oferă elemente de cercetare privind funcţionarea Arhivei Judeţului Gorj.
Considerăm că această arhivă îşi avea sediul în Prefectură. Un indiciu în acest sens este oferit de conceptul adresei trimise de Protoieria Judeţului Gorj în anul 1886, în care, iniţial a fost scris „archiva generală a prefecturi”, ulterior cuvântul „prefecturi” fiind înlocuit cu „judeciului”.
Din păcate, distrugerea arhivei fostei Prefecturi a judeţului Gorj a dus la distrugerea şi a acestei arhive, fapt ce îngreunează, dacă nu face imposibilă, reconstituirea istoriei Gorjului.
